オンラインツールの導入が進み、社内会議や取引先との打ち合わせが「Teams会議」などを使って、オンラインで行われることが当たり前になりました。

しかし、初めてWeb会議を行う方にとっては、「会議を主催（招待）する方法がわからない」「招待された会議に、どうやって参加すればいいの?」「会議中に資料を映す（画面共有）にはどうすれば?」「自分の声が相手に聞こえているか不安…」といった不安がつきものです。

操作に不慣れなために会議がスムーズに進まず、かえって時間をロスしてしまっては本末転倒。

この記事では、Teams会議を初めて使う初心者の方に向けて、会議の「主催（招待）方法」から「参加方法」、そして会議中に必須となる「基本操作」まで、わかりやすく解説します。

Teams会議の基本:2つの立場（主催者と参加者）

まず、Teams会議には2つの立場があることを理解しましょう。

1. 主催者（ホスト）: 自分で会議をスケジュールし、他のメンバーを「招待する」側です。
2. 参加者（ゲスト）: 主催者から招待を受け、会議に「参加する」側です。

本記事では、この両方の立場から操作方法を解説していきます。

【主催者編】Teams会議の「招待（スケジュール）」方法

会議を主催する方法（招待URLを発行する方法）は、主に3つあります。
最も一般的なのは「Teamsカレンダーからの予約」です。

[基本] Teamsのカレンダーから予約する方法

最もスタンダードな方法です。日時が決まっている未来の会議を予約します。

1. Teamsアプリの左側メニューから「カレンダー」を選択します。
2. 右上の「+ 新しい会議」ボタンをクリックします。
3. 「新しい会議」の設定画面が開きます。
   タイトル: 会議の件名（例:「〇〇プロジェクト 11月定例会」）を入力
   必須出席者を追加: 招待したい人の名前やメールアドレスを入力
   日時: 開始日時と終了日時を設定
   （任意）詳細: 会議のアジェンダ（議題）などを入力
4. すべての入力が終わったら、右上の「送信」ボタンをクリックします。

 

これで予約は完了です。
「送信」をクリックすると、招待された出席者全員に「招待メール」が自動的に送信され、出席者のTeamsカレンダーにも予定が登録されます。

チャットやチャネルから「今すぐ会議」を始める方法

「今からちょっと話したい」という時に、予約なしですぐに会議を始める方法です。

チャット（1対1 or グループ）の場合
チャット画面の右上にある「ビデオ通話」または「音声通話」アイコンをクリックします。相手（またはグループ全員）の呼び出しが開始され、相手が応答すれば会議がスタートします。

チームのチャネルの場合
会議をしたいチャネルを開き、右上の「会議」ボタンをクリック→「今すぐ会議」を選択→会議名を入力し「今すぐ参加」をクリックすると、チャネル内で会議が開始されます。

[連携] Outlookのカレンダーから予約する方法

普段のスケジュール管理をOutlookで行っている場合、Outlookから直接Teams会議を予約すると便利です。

Outlookの「予定表」を開き、新しい予定を作成→予定の作成画面の上部メニュー（リボン）にある「Teams会議」というボタンをクリックすると、予定の詳細欄にTeams会議の参加リンクが自動的に挿入されます。

あとは件名、出席者、日時を設定して「送信」すれば、Teams会議として予約が完了します。

【参加者編】Teams会議への「参加」方法

次に、招待された会議に参加する方法です。参加する方法も複数ありますが、どれも簡単です。

Teams・Outlookのカレンダーから参加する

最も簡単で確実な方法です。

1. TeamsまたはOutlookの「カレンダー」を開きます。　※画像はOutlook
2. カレンダー上に表示されている、参加したい会議の予定をクリックします。
3. 右上に「参加」ボタンが表示されるので、それをクリックします。

メール（招待リンク）から参加する

主催者からOutlookなどで招待メールが届いているはずです。
届いた招待メールを開き、メール本文内にある「Microsoft Teams 会議に参加」（または「Click here to join the meeting」）というリンクをクリック→ブラウザが起動し、「Teamsアプリで開きますか?」と聞かれるので、「開く」を選択すると会議に参加できます。アプリがない場合は、ブラウザからも参加可能です。

スマートフォン（スマホ）から参加する

外出先などでもスマホから気軽に参加できます。事前に「Microsoft Teams」アプリをインストールしておく必要があります。

操作はPCとほぼ同じで、スマホのTeamsアプリの「予定表（カレンダー）」から予定をタップし「参加」を押すか、スマホで招待メールを開き、会議参加リンクをタップします。

どの方法で参加しても、会議室に入る直前に「プレビュー画面」が表示されます。ここで、会議室に入る前に「カメラ」と「マイク」の状態を確認・設定できます。

• カメラをオフで入りたい場合:カメラアイコンが「オフ」（斜線）になっていることを確認
• マイクをオフ（ミュート）で入りたい場合:マイクアイコンが「オフ」（斜線）になっていることを確認
• 背景をぼかしたい場合:「背景」フィルターから「ぼかし」や任意の仮想背景を選択

準備ができたら「今すぐ参加」をクリックして、入室します。

【会議中】これだけは覚えたい！6つの基本操作

会議に参加した後に焦らないよう、最低限必要な6つの基本操作を覚えましょう。

これらの操作ボタンは、通常、画面の上部（または下部）に並んでいます。

 

操作1:カメラのオン / オフ

ビデオ（カメラ）アイコンをクリックするたびに、「オン（自分の顔が映る）」と「オフ（映らない）」が切り替わります。
会議のルールに従い、オン/オフを切り替えましょう。

操作2:背景の変更（ぼかし・仮想背景）

自宅からの参加で部屋の中を見せたくない場合に便利な機能です。

「その他」（…）アイコンをクリック→「背景の効果」（または「エフェクトとアバター」）を選択→「ぼかし」を選択すると背景だけがぼかされます。
一覧から好きな画像（仮想背景）を選択することもできます。

操作3:マイクのオン / オフ（ミュート）

マイクアイコンをクリックするたびに、「オン（会話可能）」と「オフ（ミュート）」が切り替わります。

自分が発言するとき以外は「オフ（ミュート）」にしておくのがマナーです。これにより、自分の周りの雑音（キーボードのタイプ音、咳、環境音）が相手に聞こえるのを防げます。

操作4:画面共有（資料の共有）

Web会議で最も重要な機能の一つです。
自分が操作しているPCの画面や、特定の資料（PowerPoint、Excelなど）を相手に見せることができます。

1. 操作バーにある「共有」（四角形に上矢印のアイコン）をクリックします。
2. 共有する対象を選択する画面が表示されます。
   ・画面（またはデスクトップ）: 自分のPC画面全体を共有します。複数のアプリを切り替えて見せたい場合に便利ですが、関係ない通知なども見えてしまうので注意が必要です。
   ・ウィンドウ: 開いている特定のアプリ（例:Excelだけ、Chromeブラウザだけ）を選択して共有します。これが最も一般的で安全です。
   ・PowerPoint Live: PowerPointファイルを選択して共有します。発表者モード（自分の手元でメモを見ながら）で共有でき、参加者は自分のペースでスライドをめくることも可能です（推奨）。
3. 共有を停止したい場合は、画面上部（または下部）に表示される「共有の停止」ボタンをクリックします。

操作5:チャット（テキストでのやり取り）

会議中に音声で割り込みにくい「ちょっとした質問」や「URLの共有」は、チャット機能を使うと便利です。

操作バーにある「チャット」（吹き出しアイコン）をクリック→画面の右側（または別ウィンドウ）にチャット欄が表示されます→一番下のボックスにメッセージを入力して送信します。

操作6:録画・文字起こし（主催者向け）

会議の内容を後から見返したり、欠席者に共有したりするために、会議を録画することができます（※主催者または特定の権限がある人のみ操作可能）。

操作バーの「その他」（…）アイコンをクリック→「記録と文字起こし」を選択→「レコーディングを開始」をクリックします。会議の参加者全員に「録画が開始されました」という通知が表示されます。
終了する際は、再度同じ場所から「レコーディングを停止」を選択します。

録画されたデータは、会議終了後、自動的にTeams（またはSharePoint/OneDrive）に保存され、会議のチャット欄から再生できるようになります。

会議の終了（退出）方法

会議から退出するには、操作バーにある赤い「退出」（または「切断」）ボタンをクリックします。

【注意点】

• 退出: 自分だけが会議から退出します。他の人は会議を継続できます。
• 会議を終了（主催者の場合）: 主催者が「退出」ボタンの横にある「▼」をクリックして「会議を終了」を選択すると、参加者全員の会議が強制的に終了となります。

操作はわかったとしても、「会議の質」に不満はありませんか?

この記事で、Teams会議の基本的な操作方法はマスターできたはずです。
しかし、操作に慣れてくると、次にこんな不満が出てきませんか?

「PCの内蔵マイクだと、声がこもって聞き取りづらいと言われる」
「会議室全体を映したいのに、ノートPCのカメラだと画角が狭い」
「相手の声がスピーカーで割れて聞き取れない」
「会議のたびにカメラやマイクをUSB接続するのが面倒…」

Web会議の「操作」はツール（Teams）が解決してくれますが、会議の「質（快適さ）」は「機材（ハードウェア）」によって決まります。

どれだけTeamsが高機能でも、音質や画質が悪ければ、コミュニケーションにストレスがかかり、会議の生産性は著しく低下してしまいます。

その「音質・画質」問題、機材の見直しで解決できます！

PC内蔵のカメラやマイクには、限界があります。
クリアな音声、鮮明な映像、簡単な接続を実現するためには、「Web会議専用」に設計された機材の導入が不可欠です。

弊社では、個別のウェブカメラやスピーカーフォンはもちろん、それら全てが一体となったオールインワン会議デバイス「MAXHUB（マックスハブ）」など、貴社の会議室の規模やニーズに合わせた最適なハードウェアソリューションをご提案しています。

「Web会議のストレスを無くしたい」とお考えなら、ぜひ次の記事をご覧ください。

Teamsの導入・活用はイノテックスビジネスソリューションズにお任せください

こちらの記事では、Teams会議の基本的な操作方法に絞って解説しました。

Teamsには、この記事で紹介した機能以外にも、ファイル共有やタスク管理など、社内コミュニケーションを劇的に効率化する機能が満載です。

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