「経費精算で、大量の領収書を1枚ずつスキャンするのが手間…」
「紙の請求書や報告書の内容を、Excelに手入力で転記している…」
「印刷物が他の人のものと混ざってしまい、探す手間や取り違えが不安…」

経理部門や総務部門といったバックオフィス業務において、このような「紙」を起点とした非効率な作業は、多くの企業で共通の課題となっています。

私たちICT機器の専門家は、こうした日々の定型業務こそがデジタル化（DX）による効率化の効果が最も出やすいポイントだと考えています。

今回ご紹介するシャープの最新カラー複合機「BP-61C36」「BP-61C26」は、まさにバックオフィスのペーパーレス化と業務自動化を強力に推進する機能を搭載しています。

本記事では、特に経理・総務部門の業務効率化に焦点を当て、3つの主要機能をご紹介します。

課題1：時間のかかる「領収書のスキャン」

経費精算や領収書の電子保存は、ペーパーレス化の第一歩です。
しかし、出張旅費や立替清算などでたまった大量の小さな領収書を、1枚ずつスキャンするのは非常に時間がかかります。

【解決策】「マルチクロップスキャン」で、複数原稿を一度に自動分割

新機種に搭載された「マルチクロップスキャン」は、この課題を解決します。

複数の領収書や小さな原稿を原稿台に並べて一度にスキャンするだけで、複合機が自動でそれぞれを認識・分割し、個別のデータファイルとして保存できます。

スキャン時に原稿台のフタを閉める必要もなくなり、スピーディーに処理が可能になりました。これにより、経費精算の電子保存にかかる時間が劇的に短縮されます。

課題2：手入力による「データの転記ミス」と「作業負荷」

紙で受け取った請求書や、過去の会議資料など、「紙の情報をExcelやWordで再利用したい」という場面は多くあります。

しかし、その都度、手でデータを打ち直していては、時間がかかるだけでなく、入力ミス（ヒューマンエラー）の原因にもなります。

【解決策】「OCR機能（標準搭載）」で、紙の文字を“編集可能なデータ”に

新機種は「OCR（光学文字認識）機能」を標準で搭載しています。

これにより、紙の書類や画像から文字情報を自動で読み取り、PDFだけでなく、ExcelやWordファイルとして保存できます。

例えば、請求書の金額や日付を自動でExcelに取り込んで集計したり、会議資料をWordファイルに変換して内容を再編集したりすることが可能になります。手入力の手間とミスを大幅に減らすことができる機能です。

課題3：印刷物の「取り違え」と「セキュリティ不安」

「給与明細などの重要書類を印刷したら、他の人の印刷物と混ざってしまった」 「印刷した機密文書がトレイに放置されていて、誰でも見られる状態になっていた」

こうした印刷物の管理不備は、単純なミスでは済まされず、情報漏えいのリスクに直結します。

【解決策】「マイフォルダープリント」で、印刷物を安全に管理

「マイフォルダープリント」は、印刷したい文書をユーザーごとに自動で振り分け、本体ストレージ内の「自分専用フォルダー」に保存できる機能です。

印刷データは自動的にユーザーごとのフォルダーに保存されます。これにより、他の人の印刷物と混ざることがなくなり、印刷物の取り違えや混入を防げます。

また、自分専用のフォルダーから必要なタイミングで印刷物を取り出せるため、重要書類がトレイに放置されることがなくなり、情報漏えいリスクも低減します。

担当者より一言

シャープの最新複合機「BP-61C36」「BP-61C26」は、バックオフィス業務の「面倒」を解決するソリューションです。

1. 「マルチクロップスキャン」で、領収書スキャンを高速化。
2. 「OCR機能」で、紙からのデータ手入力をゼロに。
3. 「マイフォルダープリント」で、印刷物のセキュリティを確保。

これらの機能が、経理・総務担当者の皆様の定型業務の負担を軽減し、より付加価値の高い業務に集中できる時間を生み出します。

「バックオフィス業務のペーパーレス化を進めたい」 「日々の手入力作業をなくして効率化したい」

そうお考えの企業様は、ぜひ私たちICT機器のプロまでご相談ください。

貴社の課題に合わせた最適なDX（デジタルトランスフォーメーション）をご提案します。