リモートワークやハイブリッドワークが常態化する現代において、「社内コミュニケーション」のあり方は、企業の生産性を左右する重要な経営課題です。

「チャット、Web会議、ファイル共有がバラバラで情報が分散している」
「過去の資料を探すのに時間がかかる」
「離れたチームメンバーとスムーズに協働できない」

こうした悩みを解決するソリューションとして、多くの企業で導入されているのが、Microsoft社の「Microsoft Teams（マイクロソフト・チームズ）」です。

しかし、「Teams」という名前は知っていても、「単なるWeb会議ツール」「社内用チャット」といった断片的な理解に留まってはいないでしょうか？

Teamsの真価は、あらゆるコミュニケーションを一つのプラットフォームに集約し、Microsoft 365の各種アプリケーション（Word、Excel、PowerPointなど）とシームレスに連携できる「コラボレーション・プラットフォーム」であることです。

この記事では、これからTeamsの導入を検討している企業担当者様はもちろん、すでに導入しているものの「チャットと会議しか使っていない」という方にも向けて、Teamsの基本的な機能から具体的な使い方、導入メリット、料金プランの選び方まで網羅的に解説します。

Microsoft Teamsとは?

   

Microsoft Teams（以下、Teams）とは、Microsoft365（旧Office 365）に含まれる、ビジネス向けのコミュニケーション・コラボレーションツールです。
多くの人がイメージする「チャット」や「Web会議」は、Teamsの機能のほんの一部に過ぎません。

Teamsの最大の特徴は、チャット、Web会議、ファイル共有・共同編集、タスク管理、電話機能など、あらゆるコミュニケーション機能が一つのアプリケーション上で完結することです。
これまで「チャットは〇〇」「Web会議は△△」「ファイル共有はファイルサーバー」と使い分けていたツールをTeamsに集約することで、情報の分散を防ぎ、業務効率を劇的に向上させることができます。

特に、TeamsはMicrosoft365の「ハブ（中心）」として設計されており、WordやExcel、PowerPointはもちろん、クラウドストレージの「SharePoint」や「OneDrive for Business」と裏側で強力に連携しています。

これにより、Teams上でファイルを共有するだけで、セキュアな管理とリアルタイムでの共同編集が実現します。

なぜ選ばれる? Teams導入がもたらす3つのメリット

メリット1:あらゆるコミュニケーションを「Teams」に集約できる

最大のメリットは「情報の集約」です。
プロジェクトに関する議論は「チーム」のチャネルで、ちょっとした相談は「チャット」で、対面での議論が必要ならそのまま「Web会議」を起動できます。

全てのやり取りと関連資料がTeams上に集約・保存されるため、「あの件、どこで話したっけ？」と情報を探す手間が大幅に削減されます。メールのように「CC: 各位」で溢れかえることも、複数のツールを往復する必要もありません。

メリット2:ファイルの「共同編集」がリアルタイムで可能に

「誰かがファイルを開いていると編集できない」「ファイルを修正してメールで送り返したら、別の人が古いバージョンを編集していた（先祖返り）」といった経験はありませんか？

Teamsのチャットやチャネルで共有されたWord、Excel、PowerPointファイルは、自動的にクラウドストレージ（OneDrive / SharePoint）に保存されます。
これによって、複数人が同時に同じファイルを開き、リアルタイムで共同編集することが可能になります。

メリット3:Microsoft 365アプリとのシームレスな連携

Teamsは、多くのビジネスパーソンが日常的に使用するWord、Excel、PowerPointといったOfficeアプリと完全に統合されています。
Teamsアプリを離れることなく、チャットで送られてきた見積書（Excel）をその場で開き、修正し、返信することができます。

さらに、タスク管理の「Planner」、アンケートの「Forms」、情報共有ノートの「OneNote」といったMicrosoft 365の他の強力なアプリもTeamsのタブに追加でき、プロジェクト管理に必要なツールをすべてTeams内で利用できます。

加えて、Outlookの予定表と完全に連携し、会議の録画や文字起こし、チャット履歴は自動的にTeams上に保存され、欠席者への情報共有も簡単です。

どこまでできる? Teamsの主な機能

Teamsが持つ豊富な機能の中から、ビジネスで特によく使われる基本機能をご紹介します。

チャット機能（1対1 / グループ）

メールよりも迅速で、電話よりも相手の時間を奪わない「チャット」は、Teamsの基本です。
1対1チャットは特定の相手との個別のやり取り、グループチャットは複数人での一時的な会話に使用します。メンション（@相手の名前）機能で特定の相手に通知を送ったり、重要なメッセージを「ピン留め」したりできます。

チームとチャネル機能

Teamsの核となる機能が「チーム」と「チャネル」です。

「チーム」は部署（例:「営業部」）やプロジェクト（例:「新商品A開発プロジェクト」）など、継続的なメンバーが集う「大きな箱」。
「チャネル」はチームの中にある特定のトピック（話題）ごとの「会話スレッド」です。

例えば「営業部」チームの中に「今月の売上報告」「A社案件相談」「雑談」チャネルを作ることができます。
メールやグループチャットでよくある「件名:RE:RE:RE:…」で話が混乱する問題を解決し、情報は属人化せず、チームの「資産」として蓄積されます。

Web会議（ミーティング）機能

 Teamsは高機能なWeb会議システムを内蔵しています。

「今すぐ会議」をしたい時は、チャネルやチャットから即時に会議を開始でき、「会議の予約」ならTeamsのカレンダー（またはOutlook）から日時を指定して予約できます。

会議中は画面共有、背景の変更（ぼかし、仮想背景）、録画と文字起こし（AIによるリアルタイムの字幕表示・保存）、ブレイクアウトルームなど、豊富な機能が揃っています。

ファイル共有・管理機能
Teamsで共有されたファイルは、すべて裏側にあるMicrosoftのクラウドストレージに保存されます。
チャットで共有したファイルは送信者の「OneDrive for Business」に、チャネルで共有したファイルはチームに紐づく「SharePoint」サイトに保存されます。

チャネル上部の「ファイル」タブをクリックすれば、そのチャネルで共有された全てのファイルが一覧表示され、そこから直接ファイルを開いて編集（共同編集）できます。

Teamsの料金プランと選び方。無料版と有料版の違いは

Teamsには「無料版」と、Microsoft365に含まれる「有料版」が存在します。

ビジネスで本格的に利用する（前述のメリットを享受する）ためには、実質的に有料版（Microsoft365ライセンス）の契約が必須となります。
無料版は会議の時間制限（グループ会議は60分まで）や、ファイルストレージ容量、管理機能、セキュリティ機能において大きな制限があります。

法人利用の場合は、以下のMicrosoft365 Businessプラン（従業員300名以下の中堅・中小企業向け）が主な選択肢です。

どのプランを選ぶべきか？

コスト重視で、すでにOfficeライセンスを持っている場合は「Business Basic」、Officeアプリも最新版をまとめて導入したい場合は「Business Standard」、テレワークのセキュリティ対策も万全にしたい場合は「Business Premium」が適しています。

Microsoft 365のライセンス選定にお悩みですか?

弊社、イノテックスビジネスソリューションズ（IBS）は、Microsoft365の販売パートナーとして、貴社の状況やニーズに合わせた最適なライセンスプランのご提案、導入支援、初期設定のサポートを行っております。

「どのライセンスを買えばいいかわからない」「導入後の設定が不安」といったお悩みは、ぜひお気軽にご相談ください。

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【実践編】Teamsの基本的な使い方

ここでは、Teamsを初めて使う方向けに、基本的な操作の流れをご紹介します。

インストールとサインイン

Microsoftの公式サイトからTeamsのデスクトップアプリをダウンロード・インストールし、会社から付与されたMicrosoft365のアカウント情報（メールアドレスとパスワード）でサインインします。

Teamsの活用をさらに加速させる「アプリ連携」

Microsoft純正アプリ連携（Planner、Forms）

「Planner（タスク管理）」をチャネルのタブに追加すれば、プロジェクトの「誰が」「何を」「いつまでに」やるかを管理できます。

「Forms（アンケート）」を使えば、飲み会の出欠確認や匿名の意見募集などが簡単に行えます。

OA機器（複合機）との連携
貴社のオフィスにある複合機が対応していれば、複合機でスキャンした紙の書類（請求書、契約書など）を、直接Teamsの特定のチャネルに保存する設定が可能です。

紙の書類をスキャン→PCに取り込み→ファイル名を変更→Teamsにアップロード…といった手間を完全に省略し、ペーパーレス化と情報共有を同時に加速させます。

複合機連携、弊社にお任せください

IBSは、OA機器の販売・保守を長年手がけてきた実績がございます。
貴社が現在お使いの複合機とMicrosoft365の連携設定はもちろん、最適な複合機のご提案、ネットワーク構築まで、オフィス環境のICT化をトータルでサポートいたします。

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Teams導入・運用でよくある疑問（Q&A）

Q.セキュリティ（外部とのやり取り）が不安です

Teamsは、管理者が許可しない限り、外部のユーザー（テナント）と勝手にやり取りできないよう厳しく制御されています。「ゲストアクセス」（特定の外部ユーザーをチームに招待する）と「外部アクセス」（他の会社のTeamsユーザーとチャットする）の権限も細かく設定可能です。Microsoft 365 Business Premiumなどの上位プランでは、さらに高度なセキュリティ機能を利用できます。

Q.導入したものの、一部の人しか使ってくれません（定着化しない）

これは多くの企業様が抱える悩みです。「何のために導入するのか」という目的の共有不足や、使い方のルール（例:チャネルの命名規則、メンションの使い方など）が曖昧なことが原因である場合がほとんどです。導入初期にしっかりとした運用ルールを策定し、継続的な勉強会や「使わざるを得ない」仕組み（例:複合機連携）を取り入れることが定着化の鍵となります。

Teamsの可能性を最大限に引き出すために

本記事では、Microsoft Teamsの基本的な機能やメリット、導入方法について解説しました。
Teamsは、単なるコミュニケーションツールではなく、貴社の業務プロセスそのものを変革する可能性を秘めた「プラットフォーム」です。

そのポテンシャルを引き出すには、2つの重要な「次のステップ」があります。

ステップ1:快適なWeb会議のための「機材」の見直し

TeamsのWeb会議機能は強力ですが、PCの内蔵カメラやマイクでは、「声が聞き取りづらい」「相手の表情が暗くて見えない」といった問題が発生しがちです。
会議の品質は、使う「機材」によって劇的に変わります。

ステップ2:「チャットだけ」からの脱却

もし今、貴社がTeamsを「チャットとWeb会議だけ」に使っているとしたら、それは非常にもったいない状態です。
ファイル共有、タスク管理、そしてMicrosoft 365の他のアプリとの連携をマスターすることで、Teamsは「最強の社内コミュニケーション基盤」へと進化します。

Teamsの導入・活用、Microsoft 365のライセンス、オフィスのICT環境整備に関するお悩みやご相談がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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