Microsoft Teams（以下、Teams）を導入し、社内のコミュニケーションは確かに速くなった。
Web会議も日常的に行われるようになった。

しかし、貴社のTeams活用は、そこで止まってはいないでしょうか?

「Teamsは、結局のところ『社内用チャットツール』だ」
「Web会議は便利だが、それ以外の機能はよくわからない」
「ファイル共有は、結局メール添付や別のファイルサーバーを使っている」
「導入したものの、一部のメンバーしか使ってくれず『定着』しない」

もし一つでも当てはまるなら、貴社はTeamsの導入コストに対して、得られる価値の3割も活用できていないかもしれません。

Teamsの真価は、単なる「チャット」や「会議」機能にあるのではありません。
Word、Excel、PowerPoint、SharePoint、Plannerといった、Microsoft 365のあらゆるツールを束ねる「ハブ（中心）」として機能することにあります。

この記事では、「チャットと会議だけ」のTeamsから脱却し、Teamsを「最強の社内コミュニケーション・コラボレーション基盤」へと進化させるための具体的な活用術と、Microsoft 365との連携テクニックを解説します。

なぜ「チャットだけ」が勿体ないのか? Teamsの本当の価値

Teamsは、Microsoft 365という「ビジネスOS」における「コックピット」のような存在です。

[画像挿入:PCのTeamsアプリ画面のイラスト。Teamsのウィンドウ（コックピット）から、SharePoint（倉庫）、Planner（掲示板）、Outlook（メール室）などを見渡しているイメージ図]

• チャットや会議は「会話」の機能
• ファイル管理（SharePoint）は「書類庫」の機能
• タスク管理（Planner）は「進捗掲示板」の機能
• 情報共有（OneNote）は「ノート」の機能

これまでの業務では、これらの「場所」を個別のツールや物理的な場所を往復して確認する必要がありました。

Teamsの本当の価値は、これらすべての情報と機能をTeamsの画面（コックピット）から離れることなく、シームレスに呼び出し、処理できる「統合プラットフォーム」である点です。
「チャットだけ」の利用は、高性能なコックピットを「連絡用の無線機」としてしか使っていない状態なのです。

【活用術1】ファイル管理の革命。Teamsと「SharePoint / OneDrive」の連携

「チャットと会議だけ」のチームが、次に取り組むべき最重要ステップが「ファイル管理のTeams移行」です。
「あのファイルどこだっけ?」とメールの添付ファイルを探したり、ファイルサーバーの深い階層を掘り進んだりする時間は、業務において最も無駄な時間の一つです。

Teamsで共有したファイルは「どこ」に保存される?

まず、Teamsでのファイル共有の仕組み（裏側）を理解することが重要です。

• 「チャット」（1対1 or グループ）で共有したファイル: 送信者の「OneDrive for Business」（個人のクラウドストレージ）に保存されます。
• 「チーム」の「チャネル」で共有したファイル: そのチーム専用に自動作成される「SharePoint」サイト（チーム共有のクラウドストレージ）に保存されます。

[画像挿入:チャット→OneDrive、チャネル→SharePoint という保存先の違いを示すシンプルな図解]

この仕組みを理解せず、「ファイルは全部チャットで送る」という運用をしてしまうと、ファイルが個人のOneDriveに散在し、情報資産として管理できなくなります。
例:Aさんが退職したら、AさんのOneDriveにあったファイルが見られない、など。

鉄則:「チームの資産」となるファイルは「チャネル」で共有する

プロジェクトの見積書、議事録、設計図、マニュアルなど、「個人」ではなく「チーム」で共有・管理すべき資産（ファイル）は、必ず「チャネル」で共有・投稿するようにルール化しましょう。
これにより、ファイルは自動的にチームの「SharePoint」に蓄積されます。
メンバーは、チャネル上部の「ファイル」タブをクリックするだけで、そのトピックに関連するすべてのファイルにアクセスでき、最新版がどれか迷うこともありません。

[画像挿入:Teamsのチャネル画面。「投稿」タブではなく、その横にある「ファイル」タブを赤枠で強調したスクリーンショット。ファイルが一覧で並んでいる様子]

「脱・添付ファイル」と「リアルタイム共同編集」

チャネルでファイルを管理する最大のメリットが「リアルタイム共同編集」です。
SharePointに保存されたWord、Excel、PowerPointファイルは、複数人が同時に開き、編集することができます。

「誰かが開いているから編集できない」「（先祖返りした）古いバージョンを編集していた」といった、従来のファイルサーバー運用における悪夢のような課題が根本的に解決されます。
ファイルへのリンクをチャットで送るだけ。
「メールに添付して送る」という文化そのものを過去のものにできます。

【活用術2】「言った言わない」を防ぐ。Teamsと「Planner」の連携

チャットや会議で「じゃあ、これAさんお願い」とタスクを依頼しても、そのメッセージが流れてしまい、「誰が」「何を」「いつまでに」やるのかが曖昧になりがちです。
そこで活躍するのが、Microsoft 365のタスク管理ツール「Planner（プランナー）」です。

チャネルの「タブ」にPlannerを追加する

Teamsのチャネルには、上部の「+」（タブを追加）ボタンから、さまざまなアプリを追加できます。

タスク管理をしたいチャネル（例:「新商品A開発プロジェクト」チームの「一般」チャネル）を開き、上部の「+」ボタンをクリック→アプリ一覧から「Tasks （Planner と To Do）」を選択→新しいプランを作成（または既存のプランを選択）し、タブ名（例:「タスク管理」）を付けて保存します。

[画像挿入:チャネル上部の「+」ボタンを押し、「Planner」を選択しようとしているスクリーンショット]

Teams上で「カンバン方式」のタスク管理

タブが追加されると、Teamsの画面を離れることなく、カンバンボード形式のタスク管理が利用可能になります。
タスクの作成（「タスク名」「担当者」「期限」を簡単に入力）、進捗の可視化（「未着手」「作業中」「完了」といったバケット（列）間で、タスクカードをドラッグ&ドロップで移動）、通知（自分にタスクが割り当てられたり、期限が近づいたりすると、Teamsのアクティビティ（通知）に表示）ができます。

[画像挿入:Teamsのチャネルタブに追加されたPlannerのカンバンボード。「未着手」「作業中」「完了」の列にタスクカードが並んでいる様子のスクリーンショット]

これにより、会議やチャットで発生した「やるべきこと（ToDo）」を即座にPlannerに登録し、チーム全員で進捗を可視化・共有できます。
「あの件、どうなった?」という不毛な確認チャットを激減させることが可能です。

【活用術3】情報ストックと効率化（OneNote / Lists / Forms）

Teamsには、Planner以外にも強力なMicrosoft 365アプリを連携させ、業務の「ハブ」として機能させることができます。

• OneNote（デジタルノート）: チャネルに「OneNote」タブを追加すれば、チーム共有のノートブックが作成されます。議事録、ブレストのメモ、業務マニュアルなど、「流れていってはいけない情報（ストック情報）」を蓄積するのに最適です。
• Lists（カスタムリスト）: Excelで管理しがちな「顧客リスト」「資産管理台帳」「問い合わせ履歴」などを、より高機能なデータベースアプリ「Lists」で作成・管理できます。これもタブに追加可能です。
• Forms（アンケート）: チャネル内で「Forms」を使い、匿名の意見募集や、飲み会の出欠確認、ヒヤリハット報告などを簡単に行えます。

「複合機連携」で紙の情報をTeamsに集約

ここまではMicrosoft 365内部の連携でしたが、Teamsは外部の「ハードウェア」とも連携することで、オフィスの業務効率をさらに高めます。
特に効果絶大なのが、オフィスに必ずある「複合機」との連携です。

「お客様からFAXで届いた注文書を、担当者にメールで転送している」
「経理部が受け取った請求書（紙）をスキャンし、PCに保存し、ファイル名を変更し、Teamsの経理チャネルにアップロードしている」
——こうした「紙」を起点とした非効率な業務フローが、まだ多くの企業に残っています。

スキャンデータを「直接Teams（SharePoint）」に保存

最新の複合機（または設定の変更）により、複合機のスキャン機能の保存先として、Teamsの特定チャネル（の裏側にあるSharePointフォルダ）を指定することが可能です。

[画像挿入:複合機の操作パネルのイラスト。「スキャン」ボタンを押し、保存先として「Teams営業部チャネル」「経理部フォルダ」などが表示されているイメージ図]

これにより、業務フローは劇的に改善します。

請求書処理フローの改善例

• Before: 経理担当者が紙の請求書を受け取る→複合機でスキャン→PCに保存→ファイル名変更→Teamsの経理チャネルにドラッグ&ドロップ
• After: 経理担当者が紙の請求書を複合機にセット→操作パネルで「請求書（経理チャネル）」ボタンを押す→スキャンデータが自動でTeamsの経理チャネルの「ファイル」タブに保存される

担当者はPCを操作する必要すらありません。
紙の情報をデジタル化し、Teamsという情報基盤に集約する手間がゼロになります。

その「紙業務」、複合機とTeams連携でゼロにしませんか?

弊社は、長年にわたりOA機器（複合機）の販売・保守・ネットワーク構築を手がけてきた「オフィスのプロ」です。
貴社が現在お使いの複合機がTeams連携に対応可能かどうかの診断から、最適な連携設定、最新複合機への入れ替え、ネットワーク環境の整備まで、Microsoft 365の知見とOA機器の知見を組み合わせてトータルでサポートいたします。

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なぜTeamsの活用は「定着しない」のか?

これらの活用術は非常に強力ですが、多くの企業で「導入したものの、結局チャットしか使われない」という「定着化」の壁にぶつかります。
その原因は、主に以下の2点です。

1. 「何のために使うか」という目的の共有不足
   経営層や管理者が「Microsoft 365を導入して、ファイル管理をSharePointに移行し、ペーパーレス化を進める」という明確なビジョンを共有せず、ただ「Teamsが使えるようになった」とアナウンスするだけでは、社員は最も簡単なチャット機能しか使いません。
2. 「どう使うか」というルールの不在
   「チーム」や「チャネル」の作成ルールが曖昧だと、無秩序にチームが乱立し、情報が分散してかえって非効率になります。

• NG例:「A社案件」チーム、「B社案件」チーム…と案件ごとにチームが乱立
• OK例:「営業部」チームの中に、「A社案件」「B社案件」チャネルを作成

ファイルの命名規則、メンション（@）の使い分け（緊急度など）、Plannerへのタスク登録ルールなども同様です。

そのライセンス、「Basic」で満足していませんか?

Teamsの活用が進むと、セキュリティやPC管理（MDM）の重要性が増します。
もし「Microsoft 365 Business Basic」や「Standard」プランをご利用の場合、より高度なセキュリティ機能（情報漏洩防止、デバイス管理など）を含む「Business Premium」へのアップグレードが、将来的なリスク管理のために推奨されます。

また、Planner、SharePoint、OneNoteといった連携アプリは、ほとんどのMicrosoft 365ライセンスに含まれています。
「ライセンス費用を払っているのに、使っていない」ことこそが、最大のコスト損失です。

「定着化支援コンサルティング」で導入効果を最大化

弊社では、単なるライセンス販売や機器販売にとどまらず、貴社の現在の業務フローをヒアリングし、最適なMicrosoft 365ライセンスプランをご提案いたします。

さらに、導入後の「定着化」こそが最も重要であると考え、「運用ルール策定のご支援」「管理者・利用者向けの勉強会の実施」「定期的な活用状況の診断」といった、伴走型の活用コンサルティングサービスをご提供しています。

ご提供サービス:

• Microsoft 365ライセンスの見直し・最適化
• 複合機連携によるペーパーレス化支援
• MAXHUBやPCなど、快適なWeb会議環境の構築
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TeamsとMicrosoft 365の導入・活用に関するあらゆるお悩みを、オフィスのICT環境を知り尽くした弊社がワンストップで解決いたします。
「Teamsを導入したが、宝の持ち腐れになっている」と感じたら、ぜひお気軽にご相談ください。

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