導入前の課題

特別養護老人ホーム、ショートステイ、デイサービス、訪問介護など、多岐にわたる事業を展開する、社会福祉法人成光苑 せっつ桜苑。

特別養護老人ホームだけでも、50名（2025年11月時点）以上の利用者を支える同施設では、全ての方に安全に過ごしていただくための適切な情報管理が欠かせない。

「私たちは、利用者情報を介護ソフトで管理しています。その他のデータ管理も含めて、インターネットがなければ、業務が止まってしまうんです」

総務を担当する山中様は、そう語る。さらに、利用者・家族への案内文書、行政への提出書類、請求書など、大量の印刷業務が日々発生しているという。

そして2014年、同施設では、複合機の入れ替えを検討することとなる。

導入の決め手

IBSとの縁が生まれたのは、近隣施設からの紹介がきっかけだった。営業による丁寧な提案のもと、6台の複合機を導入するに至った。しかし真価が発揮されたのは、2022年のサーバー環境を刷新したタイミングだった。

「使用していたオンプレミスの介護ソフトが、クラウド化されることになりました。従来のサーバーは不要になる代わりに、ファイル共有のためのサーバー環境は引き続き必要。しかし、それまで使っていたサーバーのデータ読み取りができなくなってしまった。IBSさんには『2022年度内に、どうにか環境を整えたい』と、ご相談しました」

しかし、蓋を開けてみると、想像以上に複雑な状況が待ち受けていた。

せっつ桜苑様のサーバー環境を整備しようとしたところ、同法人が運営する近隣2拠点「きりんヘルパーステーション」「きりんデイサービスセンター」も、VPN接続されていることが判明したのだ。ネットワーク上でひとつながりになっている以上、3拠点すべての環境を整備しなければならない。

「私たち職員も把握しきれていなかった構成でした。IBSさんは、複雑な状況をすぐに理解して、3拠点をまわりながら設定作業を進めてくださったんです」

さらにこの日は、12月30日。翌日以降はメーカーが年末年始の休業に入ってしまう……。

「そんな中で、営業さんは根気強く対応し、本当にその日に復旧してくださいました。真摯な対応は、印象に残っています」

こうした対応の積み重ねが、両者の信頼関係をより確かなものにしていった。サーバー整備と前後して、LAN配線の見直しも複数回にわたって実施。

導入後の変化

1.即日対応による安心感 

「複合機を頻繁に使用するため、部品の磨耗でたびたび異音が発生します。営業さんに電話するとその日のうちに来て、部品交換などを提案してくださいます。他の業者さんの場合は、明日・明後日と言われることもあるんですが、IBSさんは早いですね」

2.技術提案などの継続的な伴走支援

「現在、施設長を中心に、人材不足をAIで補完する方法をご相談しています。例えば、利用者さんの送迎ルートの最適化のために、毎回3時間ほどかかっている作業を効率化できるように。営業の中山さんには、当施設の会議に入っていただくこともあるんですよ」

3.包括的な相談対応

「困りごとは、とりあえずIBSさんに聞けばどうにかしてくれる。本日、お話を伺ったところ、他社では『はがきの印刷』などの相談に応えたり、人材不足に関する相談を受けて業者をつないだりと、私の想像以上に細やかな動きをされているんですね」

担当者インタビュー

Q.介護業界特有のニーズへの、IBSの対応はいかがですか？

山中様：
この業界では、ネットワーク関係にあまり強くない施設様も多いと思います。IT分野に明るい職員がいれば、その人がすべて対応するケースが多い。ただしそれは、属人化につながってしまいます。IBSさんがいれば、私たちが詳しくなくても些細なことを確認できますし、こちらの思いに沿った提案をしてくれる。本当にありがたいです。

Q.介護業界の企業様に、IBSを推薦するとしたら？

山中様：
介護の現場では、ネットワークの安定性が大前提。緊急時の対応のためには、「いつでも利用者情報が確認できる」インターネット環境が欠かせません。その上、IBSさんは気軽に相談でき、迅速に対応してくれるので安心感があります。

また、10年以上、同じ営業さんが関わってくださるからこそ、当施設のことを理解した対応につながっている。導入後のサポートや提案、長期的な関係性を求められる企業様には、特におすすめだと思います。

IBSが大切にしていること

IBSでは、複合機の導入、インターネット環境の整備をしたタイミングを「始まり」だと捉えています。

せっかくつながったご縁を大事にしたい。
そして、ともに成長していきたいと考えています。

IBSでは、AI等を含めた最先端技術を積極的に取り入れ、お客様に快適な業務をしていただく支援を引き続き進めてまいります。

社会福祉法人成光苑 せっつ桜苑様
1997年開設。特別養護老人ホームを中心に、ショートステイ、デイサービス、訪問介護、居宅介護支援など多様な専門サービスを提供する、高齢者総合福祉施設です。
https://swc-seikouen.jp/settsu-sakuraen/